Quand un producteur agro-alimentaire en Charente recherche sa secrétaire polyvalente

Pascal est fabricant de plats cuisinés en Charente. Il a un atelier de production qui emploie une dizaine de personnes et distribue ses plats en boutiques spécialisées dans toute la France.

Longtemps, il a géré seul tout l’administratif et le commercial de son entreprise. Des changements dans sa vie personnelle, et des projets de développement l’on conduit à demander de l’aide à Presta-Team et externaliser son secrétariat, car il ne peut plus tout mener de front.

Une assistance pour son secrétariat, avec des rdv hebdomadaires dans son entreprise

Il a besoin d’une secrétaire polyvalente expérimentée. C’est-à-dire une professionnelle qui s’occupe aussi bien du classement, de l’archivage que des relations avec le cabinet comptable. Il a mis en place avec ce dernier un système d’échange digital des pièces, mais il faut quand même quelqu’un pour scanner les documents ou les transférer de sa boîte mail vers le cabinet.

D’autre part, il a besoin que quelqu’un gère son agenda et lui prenne ses rendez-vous avec ses fournisseurs et ses clients.

Il faut aussi qu’elle rédige avec lui divers courriers administratifs pour le seconder dans ses projets de développement et qu’elle l’aide à monter des dossiers de demande de subventions et de financements.

Sa secrétaire a dû mettre en place plusieurs choses au début de la prestation de service :

• Tout d’abord, elle a structuré et mis à jour un système de classement pour tous les documents entrants, qu’ils soient au format papier ou dématérialisés.
• Ensuite, elle a mis en place un fichier clients afin d’assurer un meilleur suivi des relations et des activités.

Cela correspond à deux matinées de prestation par semaine ainsi que des services de secrétariat qui peuvent se greffer toute l’année pour des événements spécifiques (organisation de salon, préparation d’inventaires, rapports d’activité …).