Exemple de prestation administrative dans le cadre de l’accompagnement de la directrice générale

Elisabeth est Directrice Générale au sein d’un groupe familial dans le secteur du cognac (Charente). Elle dirige la partie financière de l’entreprise alors que son mari et sa fille sont sur le terrain et gèrent l’exploitation agricole et la production.

Le groupe emploie du personnel administratif pour toutes les formalités douanières et administratives directement liées au secteur d’activité qui est extrêmement règlementé. Des collaborateurs du cabinet comptable viennent chaque semaine faire la saisie comptable des sociétés de la Holding. Tout ce qui concerne la gestion des Ressources Humaines et les déclarations sociales est externalisé dans un cabinet spécialisé. Enfin, le groupe emploie plusieurs personnes pour la production et la maintenance, mais Elisabeth n’avait personne pour l’aider à gérer l’administratif quotidien des sociétés du groupe.

Elle a donc fait appel à la Presta-Team pour en connaitre le fonctionnement et offres de prestations administratives. Dans un premier temps, nous avons retenu son attention, car nous lui avons avant toute chose proposé de la rencontrer sur place pour évaluer ses besoins et discerner le profil qui lui conviendrait.

Après un long entretien au cours duquel elle a décrit sa façon de travailler et ce qui lui faisait défaut, nous avons sélectionné pour elle une prestataire indépendante et lui avons adressé.

Dorénavant une fois par semaine une secrétaire indépendante se rend au siège du groupe pour y effectuer selon les besoins d’Elisabeth les actions suivantes :

• Programmer avec les différentes banques les règlements fournisseurs selon les éléments fournis par le comptable
• Rédiger tous les courriers nécessaires au bon fonctionnement de la société (administrations, assurances, fournisseurs….)
• Faire des relances clients pour éviter les trop longs retards de paiement (téléphone, mail, courrier)
• Traiter le courrier entrant, le dispatcher dans les différents services, y répondre si nécessaire
• Suivre les sinistres en collaboration avec la compagnie d’assurance
• Archiver des dossiers comptables en fin d’exercice

La Directrice Générale est ravie d’avoir quelqu’un sur qui compter et elle s’est libérée du temps qu’elle peut consacrer à la stratégie de développement du groupe. Une véritable relation de confiance s’est établie entre elles, la prestataire membre de la Presta-Team assurant ses missions dans la plus grande discrétion et la confidentialité.