Exemple de tâches administratives pour une pharmacie

Tous mes vendredis, je les passe dans une pharmacie qui compte sept salariés et deux associés. Je suis chargée de toute la gestion administrative de l’officine.

Quand j’arrive, je commence par ouvrir le courrier de la semaine que mon client a bien mis de côté pour moi. Selon les périodes, cela varie de quelques enveloppes à plus d’un kilo de papier à traiter. Je sépare les factures du reste du courrier.

Les factures sont classées pour traitement par le cabinet comptable.

Je pointe sur le relevé que toutes les factures ont bien été reçues sinon je relance les fournisseurs pour les obtenir rapidement. Ensuite, toutes les pièces comptables sont transmises au cabinet.

Dans cette entreprise aussi, c’est le département social du cabinet comptable qui gère les salaires et les déclarations sociales, cependant je dois chaque fin de mois leur envoyer un relevé des heures et absences, ensuite je prépare le règlement des salaires par chèques. Je dois suivre les feuilles de congés pour veiller à ce qu’elles soient bien signées par tout le monde.

Je gère les achats de fournitures et matériels non pharmaceutiques et les relations avec les prestataires de l’officine (société de nettoyage, maintenance, entretien des locaux…) ainsi qu’avec les administrations (impôts, DIRECCTE, CCI…)

Je suis le bras droit du pharmacien pour la partie gestion courante.

En revanche, je ne gère rien de ce qui a trait au tiers-payants, mutuelles, CPAM… il y a une autre prestataire qui gère cette partie de la pharmacie.